Tips 'n Tricks voor de perfecte online videoconferencing

Nu de tweede coronagolf werkelijkheid is en wij nog langer thuis moeten werken, is het de hoogste tijd voor dit bericht. Net als zovelen van jullie, zitten ook wij meer en meer in online vergaderingen/evenementen/webinars. Wij moeten zeggen dat veel mensen die wij online spreken het best op een rijtje hebben. De ongemakkelijkheid is eruit en de meeste mensen weten de mute-knop inmiddels ook wel te vinden al blijft timing wel een dingetje: wie gaat wanneer iets zeggen, en wanneer mag je los? Voor wie zijn video conferencing/digitale presentatie skills écht naar een hoger niveau wil tillen, en dat is aan te raden, gezien de periode waarin wij ons bevinden, hebben wij wat handige tips. Hoe zorg je ervoor dat jouw digitale kantoor én je eigen digitale verschijning er er optimaal uitzien, zodat jij echt impact kunt maken. Want als je geluid niet goed is, je achtergrond slordig, of je beeldkwaliteit slecht, dan heeft het direct impact op hoe jij overkomt.

1. Zorg voor een neutrale achtergrond

Hoewel het verzamelde werk van Tolstoj, Mulisch of Wolkers, geflankeerd door een paar goed verzorgde planten in een prachtige, zelf in elkaar gedraaide kast uit Zweden, je vergadergenoten een leuk inkijkje in jouw privéleven verschaffen, is het toch beter om te kiezen voor een egale achtergrond. Alles wat op de achtergrond leeft en van jou afleidt, leidt ook af van wat je zegt en hoe het overkomt. Dat gezegd hebbende is het ook niet zo dat je achtergrond eruit hoeft te zien als een Siberische gevangeniscel van 100 bij 100 centimeter.

2. Werk vanuit een rustige kamer met vloerbedekking

Als je kamer groot en leeg is, kan dit tot gevolg hebben dat het geluid in de kamer hol klinkt en afleidend werkt voor anderen. Kamers met vloerbedekking creëren betere audio tijdens webconferenties. Heb je geen vloerbedekking? Leg dan een kleed op de vloer of wat kussens. Heb je dat niet? Leg wat dekens op de grond. Ze verschijnen toch niet in beeld!

3. Gebruik de laptop, niet de telefoon

Je zou zeggen dat deze tip overbodig is en de meeste mensen werken ook van een laptop/desktop, maar soms denkt iemand nog dat het lekker handig is om je telefoon te gebruiken. Doe het niet… je telefoon is onstabiel en je hebt je handen niet vrij om aantekeningen te maken. ’Nuff said toch?

4. Creëer een goede verlichting

Hmm deze doet soms echt pijn… Slechte verlichting heeft echt een grote impact en het ziet er onprofessioneel uit als je in een schemerige omgeving zit. Sterk maar zacht licht is het beste om je gezicht te belichten. Dit is makkelijk te realiseren met goed daglicht. Maar “Winter is coming” en van het daglicht blijft bar weinig over straks. Wat dan? Investeer in twee LED-lampen (is echt niet duur!) die je aan beide kanten van je webcam kan zetten om zo het licht een beetje gelijkmatig en vanuit de juiste hoek over je gezicht te kunnen verdelen.

5. Testing, testing, testing!

‘Tuurlijk kan je niet alle technische problemen voorkomen, maar je kan er wel voor zorgen dat je je een hoop ellende en knullige impressie bespaart door ruim van tevoren alles klaar te zetten en je software te testen. Vooral als je een bepaalde applicatie voor het eerst gebruikt is dit handig om te doen. Je moet soms toestemming verlenen voor audiotoegang of bijvoorbeeld je scherm delen. Soms zit daar ook een herstart aan verbonden. Geloof ons: jij wil dit echt niet vijf minuten voor een maandagochtend meeting doen met de theme song van Mission Impossible in je achterhoofd, waardoor je lichtelijk gestrest en warrig de vergadering in stuitert. Doe het ver van tevoren.

6. Gebruik een goede microfoon

Sommige laptops hebben prima ingebouwde microfoons, echter een goeie mic doet wonderen. Denk je: “Ja, ik heb net die LED-lampen gekocht en vind het nu wel welletjes”? Prima! Gebruik dan je oortjes. Het zal ervoor zorgen dat je dichterbij klinkt, wat je ook de ruimte geeft om meer ontspannen te spreken.

7. Plaats het applicatievenster in de buurt van de camera

Sorry, wat zeg je? Ja, dat venster met je videoapplicatie erin. Meestal wil je dat beeldvullend hebben zodat je iedereen kan zien, maar verklein het een beetje en schuif het in je scherm naar waar je de webcam hebt staan. Dan kijk je in ieder geval meer in de richting van de camera en lijkt het er meer op dat je iemand aankijkt.

8. Zet je webcam op ooghoogte

Ook deze lijkt vanzelfsprekend, maar niets is minder waar. We zijn allemaal weleens tegen een onverwacht beeld van de inhoud van iemands neus aangelopen in een virtuele vergadering. Ronduit beangstigend. Vaak zetten mensen hun laptop op hun bureau, maar dit ziet er onprofessioneel uit en resulteert in allerminst charmante camerahoeken. Bovendien is het belastend voor je nek, dus ook om die reden is het af te raden. Als je geen webcam op ooghoogte hebt, stapel dan een aantal boeken op elkaar en zet daar je lap op. Je houding is beter, je kijkt natuurlijker, en je komt beter over.

9. Schakel meldingen uit

Veel programma’s en apps hebben notificaties die via pop-ups in je beeld verschijnen. Zorg ervoor dat die uit staan tijdens je vergaderingen. Niet alleen is het wat audio betreft afleidend voor jou en voor anderen, het zou zomaar kunnen dat je doktersafspraak of een bericht van je minnaar in beeld krijgt wanneer je je scherm aan het delen bent.

10. Doe één ding

Buiten dat je je minder goed kan concentreren op de meeting, komt het best ongeïnteresseerd over wanneer je andere dingen aan het doen bent. Iedereen heeft het druk en de verleiding is groot om je mail te beantwoorden terwijl je in een vergadering zit, maar je doet er goed aan om erbij te blijven. Je neemt meer informatie op wanneer je je op een ding concentreert.

11. Kijk naar de camera, niet naar het scherm, als je praat

Dit gaat volledig over ‘connecten’. Je bent natuurlijk geneigd om naar diegene te kijken met wie je in een vergadering zit, maar kijk sowieso wanneer je zelf spreekt en ook zo veel mogelijk wanneer je luistert in de camera! Je zorgt zo voor een beter gevoel van contact, ook al voelt het voor jou niet zo.

12. Het is geen fashionshow (leuk idee trouwens) maar toch!

Voel je soms de verleiding om in je ochtendjas met een kopje koffie onderuit op de bank mee te doen in een meeting? Doe maar niet. Kleed je gewoon aan, zoals je zou doen als je iemand in real life zou ontmoeten. Gooi dus ook je sloffen uit en trek schoenen aan. Als je professioneel gekleed bent ga je daar ook naar handelen, waardoor je beter overkomt.

Het zijn een hoop tips, maar er het meeste heb je zo gedaan en zorgt het ervoor dat je beter voor de digitale dag komt!

Deel