Corona-proof evenementen organiseren. Hoe doe ik dat?

Corona-proof evenementen organiseren

Stel je voor; de Ziggo Dome gevuld met 1300 mensen, een vers getapt biertje in je hand en vier uur lang live artiesten op een podium. Dat moet jou toch ook als muziek in de oren klinken? In mijn vrije tijd vind ik het heerlijk om dit soort concerten bij te wonen. Van kleine obscure zaaltjes in Amsterdam tot grote gevulde stadions zoals de Ziggo Dome. Het voelde bijna alsof het nooit meer zou gaan gebeuren, maar toch stond ik er een week geleden echt weer . En nee, niet in een lege zaal. Ik mocht namelijk bij één van de test-evenementen van FieldLab zijn. In dit artikel vertel ik je hoe dit praktisch gezien in zijn werk ging, wat mij opviel en waar jij aan moet denken als je zelf een corona-proof evenement wilt organiseren. 

Door de coronapandemie zijn veel dingen die we vroeger normaal vonden nu slechts een vage herinnering. Gelukkig heeft de evenementenbranche niet stilgezeten en heeft het initiatief Fieldlab evenementen opgezet. Deze ‘experimenten’ dienen als een praktijkonderzoek naar hoe we weer veilig evenementen kunnen organiseren. Na een congres, cabaretvoorstelling en een voetbalwedstrijd was het tijd voor een feestje met DJ’s in de Ziggo Dome

Ik was dus een van de 1300 gelukkigen die bij dit  dance event in de Ziggo Dome mocht zijn. Hieronder lees je drie tips die je in kunt zetten voor jouw eigen evenement.

1. Gebruik een app voor je communicatie

Na het kaartje bemachtigd te hebben moest iedere bezoeker de ‘Close-app’ downloaden. Via deze app werd iedereen op de hoogte gehouden van alle maatregelen waar zerekening mee moesten houden. Leuk zo’n app, maar wat heb je daar dan aan? Het grootste voordeel is de  directe informele communicatie-lijn die je aanlegt met jouw bezoekers. Naast de praktische zaken kun je ze zo heel gemakkelijk op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom jouw evenement. Normaal gesproken kan de drempel voor bezoekers hoog zijn om een app te downloaden, die ze slechts eenmalig gebruiken. Omdat dit nu een verplicht onderdeel wordt van jouw event, heb je er direct een communicatiekanaal bij waarmee je al je bezoekers kunt bereiken.

Daarnaast zorg je ervoor dat jouw bezoeker in de juiste stemming is voor het evenement begint door het delen van video- en foto content. Maar niet alleen voorafgaand aan het concert, maar juist ook na afloop kun je via dit kanaal contact onderhouden met je bezoekers. Dat interessante extra interview of die in-depth podcast met de belangrijkste spreker? Deel ‘m via de app! 

2. Safety first – denk na over het plannen van de testen 

Om zeker te weten dat ik corona vrij naar binnen ging moest ik de donderdag voor het evenement een PCR-test afnemen. Na in de rij gestaan te hebben bij het Slotervaart ziekenhuis kreeg ik een dag later de uitslag. Negatief! 

De donderdag na het evenement kwam de tweede PCR-test om zeker te weten dat ik tijdens het feesten niet ben besmet. Die was ook negatief gelukkig. Maar zoals je leest ben ik wel twee keer naar een testlocatie geweest, en moest ik bij het event ook mijn negatieve test kunnen overleggen om naar binnen te mogen. Dit zorgt voor een extra logistiek vraagstuk, wat belangrijk is om mee te nemen in je planning en de communicatie naar je bezoekers. Zorg dat de verwachtingen vooraf duidelijk zijn, en denk erover na hoe je deze controle uit gaat voeren. 

3. Splits je publiek op in kleinere subgroepen

Nadat ik mijn negatieve uitslag had laten zien en we binnen waren, moesten we plaatsnemen in onze ‘bubbel’. Wij hadden de bubbel ‘geel’ toebedeeld gekregen. In deze bubbel hadden alle personen vaste zitplaatsen en mochten de mondkapjes af. Daar moet ik wel bij zeggen dat die zitplaatsen  na wat drankjes al snel in staanplaatsen veranderd waren.

Deel je bezoekers dus op in kleinere subgroepen. Zo zorg je ervoor dat, mocht er toch iets misgaan, de schade tenminste tot een relatief kleine groep beperkt blijft. Denk er hierbij ook aan dat niet alle groepen tegelijkertijd naar binnen kunnen komen. Zo stonden wij bij binnenkomst in de ‘gele rij’. Iedere kleur had eigen inlooptijden om te zorgen dat het publiek verspreid binnenkwam. Hou hier dus rekening mee in de planning en communicatie met je publiek.

EN TOEN WAS HET TIJD VOOR FEEST!

Dat voelde toch gek. Zo dicht op elkaar, met zoveel mensen. Het begon een beetje onwennig maar al snel was het als vanouds feest. Alleen dan een stuk intenser. Er stonden 1300 man maar het voelde alsof de zaal volledig gevuld was. Zo klonk het trouwens ook… 

EVENEMENTEN IN DE TOEKOMST

Naar de toekomst kijkend biedt dit on-ge-lo-fe-lijk veel kansen. We moeten natuurlijk wachten tot alle vaccinaties zijn gezet voordat we weer ‘op de oude manier’ samen mogen komen. Maar dit biedt perspectief, voor precies die periode tussen dan en nu in. Door op een veilige en verantwoorde manier evenementen te organiseren kunnen we hopelijk in de zomerperiode de eerste festivals en concerten weer bezoeken. 

Ditzelfde geldt voor congressen en zakelijke evenementen. De mensen vallen daar niet al dansend en feestend over elkaar heen (tenminste niet bij de congressen die ik bezocht heb), waardoor afstand houden een stuk eenvoudiger is. Maar ook daar zullen maatregelen noodzakelijk zijn. Begin en eindig met die test, spreid je bezoekers uit, zorg dat de mensen de app gedownload hebben en gebruik vooral je gezonde verstand. Voor we het weten staan we weer met honderden mensen bij elkaar te genieten! 

Ben jij benieuwd hoe jij nu al veilig een evenement kunt organiseren? Of wil je liever alvast nadenken over de invulling van jouw event voor als het straks ‘weer mag’? Ik denk graag met je mee. Stuur mij persoonlijk een mailtje op michel@buzzmaster.nl of bel me op 0633615521, en hopelijk spreek ik je snel!

Deel

Nieuwsgierig?

Neem contact met ons op